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ハローワークで求人応募する際に必要な紹介状とは?紹介状に関する疑問を解決!

ハローワークには様々な求人がありますが、応募するためには紹介状が必要なことはご存知でしょうか?そもそも紹介状とはどんなものなのか?紹介状をもらう方法は?応募後にキャンセルできるのか?など、紹介状に関する疑問を解消します。

ハローワークの求人応募に必要な紹介状とは?

ハローワークにある求人に応募するためには、紹介状が必要です。まずは、紹介状とはどんなものなのか?何のために発行されるのか?といったことから確認していきましょう。

紹介状とはどんなもの?

ハローワークの紹介状に記載している内容は、求職者の氏名や選考方法、面接予定日、企業の所在地や地図といったことが記載されています。紹介状には、選考に関する情報がまとめられており、企業側への本人確認の役割を担っています。紛失したり、汚したりすることは、企業の採用担当者に悪い印象を与えるきっかけになるので、面接日まで大切に保管することが大切です。

何のために発行されるの?

ハローワークが紹介状を発行するのは、「ハローワーク側が、どの企業の求人に誰を紹介したのか」と「どの企業が、ハローワークから紹介された人材を採用したか」の記録を残すためです。企業側としては採用が決定すれば、「若年者等正規雇用化特別奨励金」「試行雇用奨励金(トライアル雇用奨励金)」といった助成金が国から出る決まりになっており、紹介状はそれを証明するためのものでもあります。

ハローワークで紹介状をもらう方法

ハローワークの求人に応募するため紹介状が必要なことが分かりました。それでは、紹介状はどうしたらもらえるのか?その方法を紹介していきます。

登録カードと求人票を持って受付に行く

まずハローワークで、登録カードと印刷した求人票を、受付に持って行くことからはじまります。登録カードとは、はじめてハローワークに受付した時に情報登録することでもらうことができる証明書のようなものです。

相談員が紹介状を作成

ハローワークの相談員が求人票を確認した後、問題ないと判断すれば、求人を出している企業に電話で連絡を入れます。企業側が応募者の面接を了承することで、相談員が紹介状を作成します。ハローワークの混雑時には、紹介状を発行してもらうまで1時間以上かかるケースもあります。余裕を持って行動することを意識しましょう。なお紹介状の発行には、企業側の了承を得ることが前提条件としてあるので、連絡がつながりにくい昼の休憩時間などの時間帯は避けることが賢明です。

紹介状の発行枚数制限に注意

地域のハローワークによって、紹介状の発行枚数の上限は異なります。中には、2~3枚までしか紹介状を発行しないというハローワークもあれば、無制限で紹介状を発行するというハローワークもあります。どのような対応をしてくれるのか、ハローワークごとに違うので、よく確認しておきましょう。

紹介状の取り扱い方法について

次は紹介状の取り扱い方法について確認していきましょう。

紹介状は折ってはいけない

ハローワークで発行してもらった紹介状は、履歴書や職務経歴書などの書類と一緒に、選考を受ける企業に提出します。提出方法は企業によって異なりますが、大切なのは「折ってはいけない」ということです。折らないようにするためにも、A4サイズであれば角形2号の封筒を、B5サイズであれば角形3号の封筒を用意するようにしましょう。封筒は中身が透けないように、白色の封筒が好ましいです。また提出する書類関係が濡れたり、折れたりすることを防ぐために、クリアファイルに入れておけば、水や汚れから必要書類を守ることができます。紹介状などの書類を郵送で送る場合は、封筒の表面左下に「応募書類在中」などと朱書きしておけば、応募先の企業で仕分けするのが簡単です。

書類を入れる順番について

書類を封筒に入れる場合は、大切な書類ほどすぐに読めるように、入れる順番を工夫することが大切です。履歴書や職務経歴書も大切な書類ですが、ハローワークから紹介された人材ということをハッキリさせるために、紹介状が重要度の高い書類になります。書類を入れる順番としては「送付状」「紹介状」「履歴書」「職務経歴書」「その他の必要書類」が理想的です。必ず順番を守らないといけないというわけではありませんが、ビジネスマナーとして理解しておいて損はありません。

ハローワークで紹介状を発行した後はキャンセルできる?

ハローワークで紹介状を発行してもらった後、選考を辞退することも可能です。就職活動や転職活動を行っていると、選考のキャンセルを行うことはよくあることなので問題ありません。ただ頻繁に辞退すると、信頼性が失われるので注意です。何度もキャンセルを行わないためにも、自分の適性を理解した上で理想的な求人に応募をかけるようにしましょう。

なお、紹介状を発行してもらった後に、選考を辞退するのであれば、一度ハローワークに連絡を入れましょう。ハローワークに連絡を入れることで、ハローワークから企業に連絡を入れてもらえるので、スムーズに選考を辞退することができます。すでに書類選考や面接の日程が決まっていた場合は、自分から企業に連絡を入れておくことも大切です。急にキャンセルをしてしまうと、ハローワークからも要注意人物として見られる可能性があります。

まとめ

ハローワークの求人に応募する際には、ハローワークから紹介された人材として証明するために、紹介状の発行が必要です。紹介状は企業に提出する必要があるので、“折らずに”綺麗に保管しておかなければいけません。なお、紹介状の発行後、応募のキャンセルを行うことは可能ですが、むやみにキャンセルをするとハローワークからの信頼が失われてしまうので気を付けましょう。

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