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履歴書には種類がある!? フォーマットの種類と作成方法のコツ

履歴書のフォーマットはどれを選んだらいいのか、パソコンを使って履歴書を作成するにはどうすればいいのかなど、転職の際に出てくる履歴書の疑問をこちらで解決することができます。また、印刷する際のポイントや、メールに添付して送る方法も同時にご紹介するので、ぜひ、ご覧ください。

1.履歴書のフォーマットには2種類ある

履歴書には、大きく分けて2種類のフォーマットがあります。

JIS規格のフォーマット

こちらは、「日本工業規格」で定められた正式な履歴書です。国内で統一されたフォーマットを使用しています。しかし、正式な履歴書だからといって、必ずこのフォーマットを使用しなくてはならないわけではありません。

その他のフォーマット

趣味、特技、長所・短所、志望動機、自己PR欄などが設けられている履歴書です。さまざまなタイプがあり、履歴書によって項目が異なります。自分が書きたい内容に合わせて選べます。

2.パソコンで履歴書を作成する場合

パソコンを使って履歴書を作成する場合は、自由に作成するよりも一定のルールに沿って作成することがおすすめです。こちらのルールを参考にしながら作成してみてください。

【履歴書を作成する際のルール】
・文字サイズは10.5~11pt、氏名は14~18pt
・フォントの種類は明朝体
・左寄せで文頭を揃える
・枠線や文字の色は黒

3.作成後に印刷する場合

パソコンで履歴書を作成したら、次は「印刷」です。顔写真や印鑑はどうすればいいのか、用紙は何を使うのか、郵送や持参の場合は封筒に何を書くのかなど、詳しくご説明します。

顔写真や印鑑は印刷後

メールで送信するのでなければ、印刷後に顔写真の貼りつけと押印をします。Web上で画像データを貼りつけたものを使うのは厳禁です。顔写真は、スマートフォンやデジタルカメラ、写真スタジオなどで撮影しましょう。顔写真で印象が決まるので、鮮明で清潔感のあるものを選ぶことが大切です。

印刷をする時は専用用紙を使用しよう

印刷は、履歴書専用の用紙を使うのがおすすめです。万が一、用意できない場合は、A3、またはB4(B4判・B判)サイズのコピー用紙で代用するのが一般的です。

印刷後は半分に折って封筒へ

A3サイズの用紙を折り曲げるとA4サイズに、B4サイズの用紙を折り曲げるとB5サイズになります。封筒を購入する際は、それぞれ折り曲げた際の大きさを選びましょう。

【郵送の場合】
郵送で履歴書を送る場合は、封筒の表面に「宛名」、左下に赤文字で「履歴書在中」と記載し、裏面には「日付・差出人住所・氏名」を忘れず記入します。

【持参の場合】
面接時に履歴書を持参する場合は、表面の左下に「履歴書在中」、裏面に「差出人住所・氏名」を記載します。

4.メールに添付して送る場合

メールに添付し、応募先の企業へ履歴書を送る際は、印刷時とは異なる方法を採らなくてはいけません。こちらも詳しく見ていきましょう。

顔写真は画像データを貼りつけ

履歴書をメールで送信する場合は、撮影した顔写真の画像データをパソコンに取り込み、履歴書に貼りつけます。

押印欄がある場合は必ず押印

履歴書に押印欄がある場合は、作成後に一度印刷し、押印して再度スキャナで読み取らなくてはいけません。しかし応募先の企業から指定がなければ、押印欄を削除することもできます。
これは平成9年に政府が発表した「印鑑見直しガイドライン」により、押印が廃止された履歴書が世に出てきたためです。「日本工業規格」で定められたJIS規格の履歴書にも、押印欄はありません。

データは「.doc」形式で保存

添付する際の拡張子は、「.doc」形式にしましょう。なぜなら、送り先のWordが2007年以前のバージョンだと開けない可能性があるためです。

ファイル名はわかりやすいもの

「履歴書」「名前」「日付」を記載し、誰がいつ送った履歴書なのかわかるようなファイル名をつけましょう。相手のパソコンがMacの場合は、日本語のファイル名が使用できないため、ローマ字表記が無難です。

パスワードをかける

メールに添付する場合、第三者への情報漏えいを防ぐために、パスワードを使用するのが常識です。履歴書を添付したメール、パスワードを記載したメールというように、2回に分けて送りましょう。

履歴書は自分に合ったフォーマットを選んで丁寧に仕上げよう

履歴書のフォーマットは、自分に合ったものを選ぶことができます。趣味や特技、志望動機など、伝えたい要素が決まって入れば、その要素が設けられているフォーマットを選ぶようにしましょう。印刷するかしないかという点も、フォーマット選びのポイントになります。メールに添付して送る場合は、押印欄のないJIS規格のものを選ぶとよいでしょう。
また、サイズや形式、メールへの添付方法などのルールをしっかりと守り、送ることが大切です。「履歴書で自分の印象が決まる」ということを意識し、丁寧に作成しましょう。

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